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试析行政档案管理中信息化技术的应用


于彬彬 山东省即墨市人民医院病案室 王樱蓓 山东省即墨市妇幼保健院

摘要:随着时代的发展,网络技术得到广泛运用,同时也给人们的生活以及工作带来了越来越多的便利,尤其在行政档案管理当中运用信息化技术,不但能够节约人力资源,减少工作上的错误,还能够提升工作效率。因此,本文就行政档案管理中信息化技术的应用展开探讨。

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关键词 :行政管理 信息化技术 应用

目前,随着时代的进步,信息化科技时代也逐渐到来,计算机技术也走进了行政领域的管理当中。因此,本文首先探讨行政档案管理中信息化技术的应用步骤,其次对行政档案管理应用信息化技术的应用优势进行阐述。

一、行政档案管理中信息化技术的应用步骤

1.收集整理

这是信息化技术档案管理当中的基础内容。在对行政档案进行收集的过程当中,需要工作人员具备过硬的专业知识以及具有科技的技术水平,不断学习,并且积极进取,对于资料的收集和整理的工作认真做好,掌握最新资料,是一项十分重要的工作内容。由于信息化技术对工作人员而言是辅助其做好工作的工具,即便再为先进,也需要好的工作人员将其有效应用,掌握资料并将资料准确输入计算机,才能使得信息化技术在行政档案管理中发挥最大作用。

2.归纳和分类

这是信息化技术档案管理当中的核心内容。有时候信息档案管理人员在进行档案搜集的时候,没有对资料进行认真核实和选择,导致所收集的资料存在不完整的现象。因此,需要档案工作人员抱着认真负责的态度,对资料进行筛选、分类、加工和整理,这是实现信息化技术档案管理的要求。只有做好基础工作,才能有条理地将资料分类输入计算机。

3.查询和提取

这是信息化技术档案管理当中的根本目的。以上所述的工作内容,是为了能够将收集到的资料信息输入到计算机中,方便需要的时候对其进行查找和提取。由于利用计算机调阅档案资料,能够更高效率地、更准确地查找资料,真正意义上实现节约人力资源、节约空间、节约时间。

二、行政档案管理应用信息化技术的应用优势

1.提高档案案卷质量

采用信息化技术,能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此,这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一,如此一来不需要工作人员进行手写,保证了资料信息的规范、整洁,便于阅读。

2.提升工作效率,节约人力资源

传统的档案管理,主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅,需要消耗大量的人力资源与时间,并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快,显然传统的管理手法已经无法适应。因此,将信息化技术运用在行政档案管理当中,在很大程度上提升了档案的存储量,并且还减少了人力资源,提升了工作效率,促进档案信息化转换为实际生产力。

3.时间和地域的优势

利用信息化技术管理档案能够不受地域地限制进行工作,由于传统的行政档案管理需要在档案库房进行,并且只能在特定的时间约定条件下进行,但是利用信息化技术,工作人员可以通过互联网进行信息处理,在一定程度上为工作人员带来极大便利。

4.空间优势

传统的行政档案管理工作都需要在库房进行,从而使得库房的占有量增加,导致浪费许多可以利用的空间,同时由于繁多的档案,在需要和寻找时也耗费时间精力,为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理,不但能够使得服务器的空间优化,节约人力资源,并且在很大程度上改变了管理的模式,提升了工作效率。

5.信息可共享可复制

在行政档案管理中运用信息化技术,能够实现需要的人员对档案进行共享,并且能够“多人共同一个文件”,这在传统的档案管理当中是难以实现的。并且利用信息化技术,还具有复用性,如建立电子档案,能够对其进行多次利用,并且不会受到破损,而传统的档案容易经过多人翻阅,或外界因素遭到破损。

综上所述,信息化技术在行政档案管理工作当中,应用日渐广泛,尤其随着时代的进步,科技创新的水平不断提高。因此,一个单位或是企业的进步,其档案管理工作势必将通过信息化技术提升整体业务水平。

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参考文献

[1]刘晖,张素丽,柳羽辉等.浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程,2011(11):103-104

[ 2 ] 黄光香.信息化技术对档案管理的影响研究[ J ] . 办公室业务,2014(7):161

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